DMS

Document Management system (DMS)

            Document Management หมายถึง การบริหารจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟแวร์เข้ามาควบคุมและจัดการเอกสารในองค์กร ซึ่งมีส่วนเกี่ยวข้องกับไฟล์เอกสาร (Document) การจัดเก็บภาพเอกสาร (capture) กระบวนการทำงานเอกสาร (workflow) ที่จัดเก็บเอกสาร (repositories) ระบบการสร้างเอกสาร (output systems) และการดึงข้อมูลจากในเอกสารไปใช้งาน (information retrieval systems) ในทุกขั้นตอนต้องมีการติดตาม (track) จัดเก็บ (store) และควบคุม (control) เอกสาร

Document  หมายถึง

-         Word

-         PowerPoint

-         Excel spreadsheets

-         PDF

-         other popular formats

Content คือ document และ digital assets

-         Audio

-         Video

-         Flash

-         Web sites

-         Wiki

-         Emails

-         Tags

-         multimedia files

Document Management system (DMS)

            หมายถึง ระบบที่ช่วยในเรื่องของการจัดการเอกสาร เพื่อช่วยในการจัดการเอกสารให้ง่ายขึ้น และ เหมาะสมสำหรับองค์กร โดยการใช้ document management software ในการแปลงเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษให้สามารถเก็บบันทึกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ รูปภาพประกอบเอกสาร

Document Management Process

Why Document Management?

I.                   File Editing Problem ปัญหาที่เกิดจากการแก้ไขไฟล์ และได้จัดเก็บ(save)ไฟล์ทับไฟล์เดิม ทำให้ไม่มีข้อมูลเก่า ซึ่งไม่สามารถกลับไปดูหรือแก้ไขไฟล์เดิมได้อีก

Version Control เป็นการควบคุมแต่ละเวอร์ชันของไฟล์ เป็นVersion1,Version 2,... นอกจากนี้ยังสามารถย้อนกลับ (Role back)ไปดูไฟล์เดิมที่เราต้องการได้ และสามารถทราบข้อมูลการแก้ไขโดยผู้ใดหรือตรวจสอบการแก้ไขข้อมูลได้ (Traceability)

II.                 File-Sharing Problem

-         Access Control การควบคุมการเข้าถึง

-         Roles -Security and Groups กำหนดบทบาทผู้ใช้และกลุ่มผู้ใช้งานในแต่ละส่วนว่าใครสามารถที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ได้แก่ใครบ้าง บทบาทในการใช้ข้อมูล เช่น อ่านได้อย่างเดียว แก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

-         Common Different Roles กำหนดบทบาทผู้ใช้

	View all spaces and contents	Update / Edit Content	Add new content	Edit properties	Invite others	Take ownership
Consumer	/
Editor	/	/		/
Contributor	/		/
Collaborator	/	/	/	/
Coordinator	/	/	/	/	/	/

-         Renditions การแปลงไฟล์เอกสาร เช่น word to PDF, Power point to Flash อาจกำหนดการแปลงไฟล์ตามผู้ใช้ เช่น ผู้จัดทำใช้ไฟล์ word และแปลงไฟล์เป็น PDF เพื่อป้องกันการแก้ไขหรือกำหนดให้อ่านอย่างเดียว

-         Content‐as‐a‐Service -A Basic Document Model ระบบการจัดการเอกสาร การแปลงไฟล์ข้อมูลต่างๆหลายๆรูปแบบ เช่น HTML,PDF,JPG ตามความสะดวกของผู้ใช้งาน ตามบทบาทในการเข้าถึงและการแก้ไขไฟล์ข้อมูลต่างๆ เพื่อความปลอดภัยในระบบข้อมูล

ความสำคัญของ DMS ในองค์กร

Major Capabilities of DMS

คุณสมบัติหลักของ DMS

-         จัดเก็บ(Store),จัดระเบียบ(organize)และจัดเรียง(locate documents)

-         ตรวจสอบความสอดคล้องของเอกสาร

-         จัดการข้อมูลManage metadata for documents

-         ช่วยป้องกันเอกสารจากการเข้าถึงหรือการใช้งาน

-         สร้างความมั่นใจในขั้นตอนในกระบวนการจัดเก็บเอกสาร

Major Capabilities of DMS

-          Store: จัดเก็บและจัดระเบียบเอกสารและไฟล์ในพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางที่ปลอดภัย(Safety Central repository)

-         Find: ค้นหาเอกสารและไฟล์ได้ทันท่วงที

-         Share: อนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนเข้าถึงข้อมูลมากกว่าหนึ่งเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกัน

-         Version control : ให้ผู้ใช้สามารถจัดการการเปลี่ยนแปลงและการแก้ไขเอกสาร -> รวมทั้งจะกลับไปที่รุ่นก่อนหน้าของเอกสาร

-         Centralization: การจัดเก็บหมวดหมู่เอกสารไว้ในข้อมูลกลาง

-         Security : ตั้งค่าการรักษาความปลอดภัยสำหรับเอกสารที่สามารถดูและปรับปรุงแฟ้มข้อมูล

Common Features of DMS คุณสมบัติทั่วไปของ DMS

-         Create multiple sites with permissions การสร้างเว็บไซต์ต่างๆที่ได้รับการอนุญาต

-         Setup workflow การจัดทำขั้นตอนการทำงาน

-         Support online editing of documents สนับสนุนการแก้ไขเอกสารแบบออนไลน์

-         Connect document library to Outlook เชื่อมต่อไลบรารีเอกสารไปยัง Outlook

-         Document alerts การแจ้งเตือนเอกสาร

-         Document search การค้นหาเอกสาร

-         Document protection Information rights management Major & minor versioning Configuring permissions for folders and files การป้องกันระบบไฟล์เอกสาร บทบาทผู้ใช้ในการเข้าถึง และการแก้ไขโฟลเดอร์และไฟล์

-         Send to Other locations Email link การส่งไฟล์ข้อมูลไปยังที่อื่นๆโดยการเชื่อมโยงทางอีเมล์

-         Document check out การตรวจสอบเอกสาร

Benefits of DMS? ประโยชน์ของ DMS

-         Centralized source of information เป็นศูนย์กลางของของไฟล์ข้อมูล

-         Improved Security พัฒนาระบบการป้องกันของข้อมูล

-         Cost effectiveness ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร

-         Improved workflow พัฒนาและลดขั้นตอนการทำงาน

-         Improved customer satisfaction ความพึงพอใจของลูกค้าที่ดีขึ้น

การนำ DMS ไปใช้ในการทำงาน (DMS to Use & Apply in work)

1.     สามารถนำไปใช้ในการจัดเก็บเอกสารต่างๆตามหมวดหมู่ ตามหัวข้อต่างๆ

2. การกำหนดผู้ใช้ข้อมูล โดยมีPassword ของแต่ละบุคคลในการเข้าถึงข้อมูลแต่ละประเภท เช่น ระบบ Hos-XP

3.   การสื่อสารข้อมูลต่างๆในระบบ เพื่อให้ผู้ใช้ในแต่ละแผนกสามารถรับรู้ข้อมูลข่าวสาร หรือข้อมูลต่างๆที่เป็นประโยชน์ต่อบุคลากรในแต่ละหน่วยงาน

ตัวอย่างการประยุกต์ใช้ DMS ในโรงพยาบาลแม่ทะ อ.แม่ทะ จ.ลำปาง

 

การใช้ระบบ Hos-XP ในกระบวนการทำงาน

1.     การเก็บข้อมูลของผู้ป่วยและผู้มารับบริการ ประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐานของผู้มารับบริการ ตามฐานข้อมูลประชากร จัดเรียงตามลำดับของการขึ้นทะเบียนในโรงพยาบาล

2. ผู้ใช้ข้อมูลในแต่ละแผนกจะถูกกำหนดตามหน่วยงานและตัวบุคคล โดยใช้ Password ID แยกกันไปในแต่ละแผนก มีการส่งผ่านข้อมูล online ผู้ใช้สามารถรับทราบข้อมูลได้อย่างต่อเนื่องทั้งปัจจุบันและอดีตที่ผ่านมา เผื่อความต่อเนื่องในกระบวนการรักษาพยาบาล

3.  ข้อมูลที่สำคัญที่หน่วยงานสามารถบันทึกได้ในระหว่างการปฏิบัติงาน คือข้อมูลความเสี่ยงที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน โดยบันทึกไปยังโปรแกรมการบริหารความเสี่ยง(Risk management system) ข้อมูลที่เป็นความลับ จะกำหนดให้ผู้ที่มี Password เท่านั้นถึงจะสามารเข้าถึงข้อมูลได้ เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูล

4.     การรายงานข้อมูลต่างๆที่จำเป็น ทั้งรายวัน รายเดือน และรายปี หน่วยงานแต่ละแผนกสามารถจัดการข้อมูลได้ โดยเชื่อมต่อกับศูนย์ข้อมูล(Data center)

       การนำระบบ DMS ไปประยุกต์ใช้กับ KM process

DMS สามารถนำไปใช้ได้ในทุกขั้นตอนของ KM Process

1.     การ Identify ข้อมูล เพื่อระบุตัวข้อมูลในแต่ละชนิด เพื่อจัดกลุ่มประเภทของข้อมูล ทำให้ง่ายและสะดวกในการเรียกใช้

2.     การรวบรวมข้อมูล(collecting)และการแบ่งแยกประเภทของข้อมูล(Classify)ออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ ภายในหน่วยงาน และในส่วนของข้อมูลกลางจะเก็บไว้ในระบบ(Store)

การสื่อสารข้อมูลต่างๆ(Knowledge sharing)ที่เป็นประโยชน์กับผู้ใช้ ทั้งความรู้ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรในองค์กร จะอยู่ในระบบกลาง เช่น ข้อมูลรายงานต่างๆที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้ด้วย Password ID ของ